10 consejos para que Gmail sea aún más eficaz, útil y seguro

El servicio de correo electrónico de Google está lleno de funciones ocultas. Además de algunos ajustes que deben activarse manualmente, Gmail ofrece una amplia gama de funciones que, una vez dominadas, te permitirán sacar el máximo partido al correo electrónico. Aquellos que utilizan Gmail a diario, por razones personales y profesionales, probablemente encontrarán en estos diez consejos una forma de mejorar su productividad.

1. Cancelar el envío de un e-mail

¿Sabías que Gmail te permite cancelar el envío de un correo electrónico después del hecho? De forma nativa, el buzón de correo está configurado para permitirle cancelar el envío de un correo electrónico hasta cinco segundos después de hacer clic en el botón Enviar. Usted puede aumentar este retraso y así darse una oportunidad adicional de cancelar el envío de un correo electrónico con un error embarazoso yendo a los ajustes de la caja.

Haga clic en la rueda estrellada en la parte superior derecha y, a continuación, introduzca la configuración de la caja.

En la pestaña General, localice la sección Cancelar envío y cambie el tiempo de cancelación haciendo clic en el menú desplegable que aparece. Para maximizar sus posibilidades de cancelar un envío, seleccione un tiempo de espera de cancelación de 30 segundos.

Después de enviar un correo electrónico, verá un cuadro de diálogo en la parte inferior izquierda de la ventana. Es desde esta última desde donde podrá acceder a un correo electrónico enviado por error.

2. Usar métodos abreviados de teclado

Google ofrece muchos métodos abreviados de teclado para navegar y utilizar Gmail. Para aprovecharlas, primero debe activarlas. Introduzca los ajustes de la caja haciendo clic en la rueda estrellada en la parte superior derecha y, a continuación, en la pestaña General, desplácese hacia abajo por la pantalla hasta que encuentre la sección dedicada a los atajos de teclado para activarla.

Una vez activados los atajos, puede ir a la página dedicada para descubrir y recordar los atajos más útiles para su uso.

Encontrará atajos dedicados a escribir mensajes, formatear texto, navegar en la bandeja de entrada e incluso controlar las conversaciones de los lugares de reunión.

3. Configurar una respuesta automática

¿Piensas tomarte unos días libres y desconectarte? No olvide configurar una respuesta automática. Usted puede indicar su fecha de regreso, dirigir a la persona que lo contactó a otra persona de contacto, o en caso de una emergencia, indicar otra manera de comunicarse con usted.

Para habilitarlo, ve a Configuración de Gmail y, en la pestaña General, desplázate hacia abajo hasta la parte inferior de la pantalla. A continuación, puede activar la respuesta automática y, si lo desea, fijar una fecha de inicio y de fin.

4. Gestionar varios buzones de correo en un único buzón de correo

¿Por qué conectarse a tres cuentas de correo electrónico diferentes si puede gestionar todo desde el mismo lugar? Gmail incluye una función que permite a los usuarios configurar su buzón de correo para reenviar los mensajes recibidos a otros buzones.

Abre la pestaña Configuración de Gmail y ve a la pestaña Cuenta e Importar. En la línea Ver otras cuentas de correo electrónico, haga clic en Agregar cuenta de correo electrónico.
Dependiendo del servicio de correo electrónico utilizado, tu buzón de correo de Gmail podrá importar todos los mensajes recibidos en él.

Aún mejor, cuando hayas configurado para comprobar otras cuentas de correo electrónico, puedes utilizar Gmail para enviar mensajes de correo electrónico utilizando otra dirección.

Esto requerirá seleccionar la dirección que se utilizará principalmente en el menú Enviar correos electrónicos, o seleccionar la dirección de correo electrónico sobre la marcha en la ventana de escritura de mensajes.

5. Mostrar un panel de vista previa

Muchos usuarios no lo saben, pero Gmail ofrece la posibilidad de mostrar un panel de vista previa en tu buzón de correo.

Una vez configurado, el panel de vista previa le permite mostrar la lista de mensajes en la bandeja de entrada por un lado, y la vista previa del mensaje seleccionado por el otro, una característica mucho más conveniente que la pantalla nativa que requiere que muestre un mensaje de correo electrónico de página completa y que regrese a la página anterior para elegir el siguiente mensaje a abrir.

6. Desconecte su sesión remota

¿Te has conectado a tu bandeja de entrada de Gmail desde un PC que no es el tuyo y te preocupa que te hayas olvidado de cerrar sesión? ¡Que no cunda el pánico! ¡Que no cunda el pánico!

Gmail te permite desconectar todas las conexiones activas de tu buzón de correo, independientemente del dispositivo en el que hayas iniciado sesión. Para cerrar la sesión urgentemente, desplácese hacia abajo hasta la parte inferior de su bandeja de entrada y, a continuación, en la esquina inferior derecha, en Última actividad de la cuenta, haga clic en Detalles.

Se abre una nueva ventana con la lista de las últimas sesiones activas de su cuenta. Encontrará el tipo de navegador utilizado, la ubicación a través de la dirección IP y la fecha de la conexión. Puedes desconectar fácilmente todas las demás sesiones web de Gmail haciendo clic en el botón situado en la parte superior izquierda.

7. Crear filtros

Algunos correos electrónicos tienen la capacidad de hacerte enojar? Puede filtrarlos muy fácilmente y enviarlos directamente a la papelera de reciclaje sin que se muestren en su bandeja de entrada. Para ello, introduzca la configuración del buzón de correo y vaya a la ficha Filtros y direcciones bloqueadas.

A continuación, haga clic en Crear filtro. En la ventana que aparece, rellene los campos para definir una regla de bloqueo: puede bloquear un correo introduciendo directamente la dirección de correo electrónico de su remitente, pero también indicando las palabras clave que, si aparecen, enviarán el mensaje directamente a la carpeta Spam.

8. Averigua quién usó tu dirección de correo electrónico sin tu permiso.

El correo electrónico de Google no distingue entre las direcciones de correo electrónico que incluyen uno o más puntos (.) en su sintaxis. Si tu dirección de Gmail tiene el formato Pré[email protected]un correo electrónico enviado a la dirección Pré[email protected] también llegará a su bandeja de entrada.

Como resultado, es muy fácil identificar los sitios que revenden sus datos a pesar de su rechazo categórico al llenar un formulario en línea. Cuando introduzcas tu dirección de correo electrónico, añade uno o más puntos en cualquier parte de tu dirección de Gmail.

Cuando recibes un correo electrónico sospechoso, sólo tienes que comprobar la sintaxis de tu dirección de correo electrónico para identificar a quien lo filtró.

9. Dominar el motor de búsqueda

Si la búsqueda de un mensaje específico se realiza con bastante rapidez introduciendo una palabra clave en el motor de búsqueda de Gmail, es posible mejorar los resultados de la búsqueda añadiendo restricciones adicionales. Haga clic en la flecha pequeña al final del campo de búsqueda.

El motor de búsqueda de Gmail despliega y muestra todas sus opciones. A partir de ahí, puede configurar muy fácilmente su búsqueda para que muestre en los resultados sólo mensajes que cumplan estrictamente con las condiciones configuradas.

10. Purgue su buzón de correo para liberar espacio

¿Estás a punto de llegar al límite de tu espacio de almacenamiento gratuito en tu bandeja de entrada de Gmail? Antes de eliminar a ciegas los últimos mensajes de correo electrónico que recibiste, puedes encontrar y eliminar rápidamente los mensajes que no necesitas, utilizando estos seis consejos para liberar espacio en tu bandeja de entrada de Gmail.

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