10 consejos para trabajar más rápido con Excel

1. Encuentre rápidamente el pedido que necesita

¿Busca una orden, una función? Pida consejo a Excel 2016! Haga clic en el campo Dinos qué quieres hacer a la derecha de la última pestaña de la barra de herramientas, o utilice el método abreviado de teclado Alt+Q. Ingrese su solicitud y elija entre los comandos sugeridos por la hoja de cálculo.

2. Cambiar de una hoja a otra

Un libro de trabajo de Excel puede contener tantas hojas de cálculo como sea necesario (el único límite es la cantidad de RAM en el PC). La única preocupación es que al multiplicar las hojas de cálculo, la barra de pestañas en la parte inferior de la ventana pierde interés y se hace difícil encontrar el camino. Para cambiar rápidamente de una hoja a otra, sin siquiera levantar las manos del teclado, utilice los métodos abreviados del teclado Ctrl+Página siguiente y Ctrl+Página anterior.

3. Duplicar y adaptar una fórmula de cálculo

La copia incremental le permite duplicar una fórmula de cálculo de forma inteligente. No se copia tal cual, sino que se adapta a las celdas en las que se aplica. Si la fórmula insertada en B7 se refiere a datos almacenados en las celdas B3 y B4, Excel adapta las variables al copiar para que la fórmula copiada en C7 apunte a los datos apropiados (C3, C4). Haga clic en la esquina inferior derecha de la celda que contiene la fórmula, luego arrastre y suelte para extender el cálculo a las siguientes líneas.

4. Encuentre la fórmula correcta

Excel está diseñado para realizar cálculos, simples o complejos. Cuando no sepa qué fórmula usar, vaya a la ficha Fórmulas y haga clic en Insertar función. A continuación, seleccione el campo Buscar una función, marque su solicitud en lenguaje natural y haga clic en Buscar para mostrar las funciones que pueden satisfacer sus necesidades.

5. Utilice el llenado instantáneo

Al importar una lista de contactos a Excel, ocurre que toda la información se agrupa en una sola columna. Cada celda contiene, por lo tanto, al mismo tiempo, el nombre, el apellido, la dirección y el número de teléfono de un contacto (Jean Martin 22 rue Monge 75005 Paris 0142256598). Para dividir los datos en diferentes columnas, lo que le permitirá ordenar, baje el menú Archivo, Opciones, Opciones Avanzadas. Marque la opción de llenado instantáneo. A continuación, vaya a la columna de la derecha de la columna donde se almacenan los datos. Introduzca la información que desea extraer (por ejemplo, el número de la calle y el nombre). Confirme y repita en la siguiente línea. Después de algunos caracteres, Excel reconoce la información que le interesa y le sugiere que rellene automáticamente el resto de la columna. Pulse Intro para confirmar.

6. Proteja su hoja de cálculo

Si se trabaja con varias personas en una misma mesa, se pueden restringir las autorizaciones concedidas a los diferentes colaboradores para evitar adiciones inadecuadas. Active la pestaña Revisar y haga clic en el botón Proteger hoja para mostrar el panel utilizado para definir los derechos de los colaboradores. Realice los ajustes necesarios e introduzca una contraseña.

7. Registre sus libros de trabajo en OneDrive

Dado que utiliza Windows 10 y Office 365, debe tener una cuenta de Microsoft y acceso privilegiado a OneDrive. Al guardar sus documentos en la nube, puede estar seguro de que nunca más los perderá, incluso si su PC falla. Haga clic en la ficha Archivo, seleccione el comando Compartir y luego Guardar en la nube.

8. Mantener un historial de los cambios realizados en un libro de trabajo compartido

Excel 2016 se centra en el trabajo colaborativo. El seguimiento de los cambios le permite hacer un seguimiento de las contribuciones de todos. Para evitar que un colaborador elimine el historial de adiciones y correcciones realizadas en su libro de trabajo, haga clic en Proteger y compartir el libro de trabajo en la sección Modificaciones de la ficha Revisión.

9. Localice fácilmente las pestañas en un libro de trabajo

Hoja1, Hoja2, Hoja3…… Podemos encontrar una redacción más explícita en las hojas de cálculo. Para orientarse de un vistazo, puede empezar por renombrar las diferentes pestañas. Haga doble clic en una de ellas para resaltar el título y escribir el texto que desee. Confirme con la tecla Enter del teclado. Pero con un poco de color, todo se vuelve aún más fácil! Haga clic con el botón derecho en la ficha de una hoja de cálculo, seleccione la opción Color de la ficha y seleccione un color de la paleta.

10. Definir el área de impresión

Para evitar páginas en blanco o páginas con una cuadrícula simple, Excel le pide que defina el área que se tendrá en cuenta al imprimir. Seleccione el rango de celdas. A continuación, vaya a la pestaña Diseño, haga clic en el botón Área de impresión y, a continuación, en el encabezado Definir.

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