10 consejos para trabajar más rápido con Outlook

1. Clasificar automáticamente los correos electrónicos

Las reglas y filtros de mensajes se utilizan para automatizar el archivo de su correspondencia por correo electrónico. De este modo, puede guardar sistemáticamente los mensajes de sus colegas en una carpeta de trabajo. Haga clic en el botón Reglas de la ficha Inicio y, a continuación, haga clic en Administrar reglas, alertas y nueva regla. Siga las instrucciones del asistente para definir la acción a realizar.

2. Organice la interfaz a su gusto

Es posible personalizar el diseño de los diferentes elementos de la bandeja de entrada. Para definir la ubicación del área de visualización de mensajes, haga clic en el botón Panel de reproducción de la sección Disposición de la ficha Ver y seleccione colocar el panel de reproducción en la parte inferior o derecha de la lista de correo electrónico o retractarlo. Si encuentra que la lista de carpetas ocupa demasiado espacio, haga clic en Panel de carpetas y active la opción Reducido.

3. Agrupar todas sus citas en Outlook

Outlook puede centralizar sus diferentes programas. Para ver los eventos registrados en Google Calendar, conéctese a este servicio desde un navegador de Internet. Accede a la configuración de tu cuenta, ve a la pestaña Calendario y selecciona el calendario que deseas importar a Outlook. En la sección Dirección URL del calendario, haga clic en iCAL y copie la dirección que aparece (Ctrl+C). Volver a Outlook. Haga clic en el icono Calendario en la parte inferior de la ventana, luego haga clic con el botón derecho en la etiqueta Mis Agendas en el panel lateral. Active el comando Añadir calendario, haga clic en Desde Internet y pegue la URL resultante en Google Calendar.

4. Comprobar si hay nuevos mensajes

Es posible que haya configurado Outlook para comprobar si hay nuevos mensajes a intervalos regulares. Sin embargo, no hay nada que le impida forzar la comprobación: simplemente presione la tecla F9 en el teclado.

5. Ordenar rápidamente los mensajes recibidos

La pestaña Inicio de la barra de herramientas de Outlook tiene una sección llamada Acciones rápidas que contiene una serie de accesos directos. Puede tener enlaces a carpetas o marcadores para mover mensajes o indicar su nivel de prioridad con un solo clic. Para añadir accesos directos a la lista predefinida, haga clic en la flecha situada en la parte inferior de la sección y desplácese hacia abajo por la lista Nueva.

6. Asociar una foto con un contacto

De forma predeterminada, cada contacto se identifica con un punto azul con sus iniciales en la parte superior. Si desea humanizar su libreta de direcciones, haga doble clic en el nombre de la persona. Desplácese por el menú Contacto, haga clic en el comando Editar imagen de contacto y seleccione la foto en su disco duro.

7. Acceso con un solo clic al calendario o lista de tareas a realizar

La barra de navegación en la parte inferior de la interfaz da acceso a los diferentes módulos de Outlook: las bandejas de entrada de mensajes, por supuesto, pero también el calendario, los contactos, las tareas, las notas y las carpetas. De forma predeterminada, sólo se ven unos pocos iconos. Para mostrar más opciones y etiquetas más evocadoras, haga clic en los puntos de suspensión a la derecha de la barra de navegación. Active el comando Opciones de navegación y desactive la opción Navegación compacta. Aumente el número de elementos visibles y ordénelos con las teclas Arriba y Abajo. Guarde los nuevos ajustes (OK).

8. Adjuntar un archivo adjunto a un mensaje

Si desea enviar un documento que haya modificado o visto recientemente, haga clic en el icono Adjuntar un archivo en la ventana de composición del mensaje. Mantenga pulsado el botón del ratón hasta que aparezca un panel que muestre la lista de documentos abiertos recientemente y seleccione el archivo que desea adjuntar a su correo electrónico.

9. Ocultar a los destinatarios

Por defecto, el campo CCI (Invisible Conforming Copy) no está presente en la ventana de composición de los mensajes nuevos. Sin embargo, esta es una función útil para enviar una copia de un mensaje a un tercero sin que los otros destinatarios lo sepan. Para visualizar este campo, vaya a la pestaña Opciones y haga clic en CCI.

10. Buscar un mensaje

Para buscar un mensaje en su buzón de correo, simplemente introduzca las primeras letras del nombre del destinatario o parte del asunto del mensaje en el campo de búsqueda de Outlook. Para visualizar esta última, basta con utilizar el atajo de teclado Ctrl+E.

10bis. Programar el envío de un correo electrónico

Un cumpleaños no se celebra antes de tiempo. Si su correo electrónico está listo antes de la fecha límite, tenga en cuenta que todavía es posible posponer su envío. En la ventana de composición del mensaje, haga clic en la pestaña Opciones, haga clic en Retrasar la entrega y, a continuación, configure el día y la hora de envío. Asegúrese de que Outlook esté abierto y de que su PC no entre en modo de espera en la fecha programada; de lo contrario, el correo electrónico no se enviará.

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