INDICE
Ideas llenas de ideas, un plan de negocio imparable, previsiones optimistas para los próximos años: iniciar un negocio marca un punto de inflexión drástico y emocionante en una carrera profesional. Sin embargo, tras la euforia del cambio, muchas personas se sienten decepcionadas por el atolladero administrativo. Contabilidad, gestión de inventario, gestión de las relaciones con los clientes, todos estos son aspectos que los empresarios autónomos y los jefes de VSE a menudo tienen que gestionar por su cuenta. Para ayudarle a encontrar su camino y automatizar ciertas tareas, Telecharger.com ha seleccionado quince software y servicios en línea que son esenciales para iniciarse en el espíritu emprendedor.
Gestionar toda la actividad de la empresa
A veces denominados ERP (Enterprise Resource Planning), los sistemas ERP combinan en un solo paquete de software las herramientas necesarias para realizar un seguimiento de la información y gestionar los servicios operativos de una organización. Compuestos por módulos autónomos conectados entre sí por datos comunes, estos programas evitan la multiplicación de software y la entrada manual repetitiva de la misma información. En resumen, el ERP es el cuchillo suizo de los empresarios.
Al iniciar su negocio, es mejor utilizar un software que tenga en cuenta la situación de un nuevo empresario o VSE / PYME. Dolibarr cumple esta función. Software de código abierto adaptado a las necesidades de las VSEs, empresarios autónomos y asociaciones, la herramienta multifuncional puede ser utilizada como una aplicación de escritorio independiente o en línea en un servidor compartido para facilitar el acceso desde cualquier ordenador con conexión a Internet.
Entre las diversas funcionalidades a su disposición se encuentran herramientas para la gestión de pedidos, presupuestos, facturas, proyectos, e-mailing, o directorios de clientes, prospectos y proveedores. Gracias a su arquitectura modular sincronizada, Dolibarr permite la actualización en tiempo real de la información introducida para los diferentes elementos, lo que facilita su seguimiento durante las auditorías, por ejemplo.
EBP Auto-Entrepreneur no es un ERP como tal, sino que ofrece una solución llave en mano diseñada para principiantes y empresarios individuales. Contiene todas las herramientas necesarias para simplificar la gestión diaria. El seguimiento de las ventas, los ingresos, los gastos, los clientes, los productos y las estadísticas de la empresa, todo se combina en un único programa.
La ventaja de EBP Auto-Entrepreneur radica en su propia estructura, fácil de aprender. Un cuadro de mando le ofrece una visión general del estado de la empresa y de sus obligaciones como empresario autónomo. Cada módulo ofrece opciones avanzadas para automatizar o facilitar al máximo la gestión de tareas, incluyendo cotizaciones, facturas, notas de crédito, libros de recetas e impresión de registros de compras.
Descargar Dolibarr para Windows (Gratis)
Descargar Dolibarr para Mac(Gratis)
Descargar Dolibarr para Linux(Gratis)
Descargar EBP Auto-Entrepreneur for Windows(Demostración)
Producir documentos
Si no es para procesamiento de textos, es para la hoja de cálculo o el software de presentación. No importa cómo lo utilice, la suite ofimática necesariamente tiene su lugar en la lista de herramientas esenciales para el lanzamiento de su empresa.
Microsoft está planificando una versión para pequeñas empresas de su suite insignia de Office para VSEs y autoempresarios. Dependiendo del tamaño y de las necesidades de la empresa, puede elegir entre varios paquetes y precios, incluyendo software y servicios que son estrictamente necesarios. Estructuras muy pequeñas pueden ser satisfechas con una oferta estándar incluyendo todo el software de la suite (Word, Excel, PowerPoint, OneNote y Outlook) para una sola estación de trabajo, Windows o Mac.
Las PYME también pueden beneficiarse de Office 365. Además del software tradicional de la suite, esta solución ofrece un espacio de trabajo en la nube para que pueda encontrar y editar sus documentos desde cualquier ordenador o dispositivo móvil.
La suite Office no escapa a su contraparte gratuita con LibreOffice. Además del software de procesamiento de textos, hojas de cálculo y presentaciones, LibreOffice cuenta con una aplicación de dibujo y diagramas de flujo, un módulo de base de datos y un editor de fórmulas matemáticas. Estos extras añaden un valor significativo a este proyecto de código abierto, estrechamente monitorizado por la comunidad y perfectamente compatible con los formatos propietarios de Microsoft (*.docx, *.xlsx, *.pptx, etc.).
Si no puede compartir los documentos en línea que le faltan a LibreOffice, piense en las aplicaciones de Google y G Suite. Incluye herramientas de comunicación como Gmail, servicios de almacenamiento como Drive y aplicaciones de colaboración en línea con documentos, hojas, formularios y diapositivas.
Todo el contenido añadido a cualquiera de estos módulos está sincronizado con su cuenta de usuario para que pueda encontrarlo en cualquier momento y lugar, siempre y cuando disponga de una conexión a Internet. Además de la versión gratuita de las aplicaciones de Google, los autoempresarios y los VSEs están satisfechos con la versión básica de G Suite. Por otro lado, las grandes pymes y las empresas con necesidades más específicas (almacenamiento ilimitado, archivo, informes de auditoría, protección contra la pérdida de datos) prefieren utilizar las soluciones empresariales de G Suite.
Descargar Microsoft Office para Windows (Demostración)
Descargar Microsoft Office para Mac(Demostración)
Descargar LibreOffice 32-bit versión para Windows(Gratis)
Descargar LibreOffice versión de 64 bits para Windows(Gratis)
Descargar LibreOffice para Mac(Gratis)
Descargar LibreOffice 32-bit version para Linux(Gratis)
Descargar LibreOffice versión de 64 bits para Linux(Gratis)
Utilice G Online Suite(Demostración)
Gestionar su base de datos de clientes
Aunque no muy completa al principio, su base de datos de clientes es una base sobre la que su empresa puede crecer. Por lo tanto, es importante encontrar el servicio adecuado para gestionar sus relaciones con sus clientes, prospectos y socios de acuerdo con el tamaño de su empresa y sus necesidades reales.
Salesforce se adapta a todas estas restricciones y ofrece varios paquetes de suscripción en función del número de usuarios y de las funciones necesarias para lanzar el proyecto. En cualquier caso, cuente con un período de prueba de 30 días para probar el producto de forma gratuita. En su versión más simple, la herramienta le ofrece cinco licencias con opciones básicas: lista única, entrada automática de datos y contactos, recordatorios de seguimiento inteligente, libretas de direcciones compartidas, recepción de correos electrónicos y notificaciones de lectura.
Trello también ofrece un servicio de gestión de la relación con el cliente adaptado al tamaño de su empresa y a sus necesidades. Los autoempresarios y los VSEs se benefician de la versión gratuita que permite un número ilimitado de tablas, listas, mapas, miembros, listas de control y archivos adjuntos. La integración parcial con los servicios de almacenamiento en línea permite crear y reenviar enlaces a archivos accesibles en Google Drive, Dropbox, Box o OneDrive.
La originalidad de Trello radica en la disponibilidad de los Power-Ups. Estos módulos enlazan sus tablas en tiempo real con otros servicios a los que está acostumbrado en la gestión de clientes: Drive, Slack, Zendesk, Salesforce, JIRA, MailChimp, etc. La versión gratuita de Trello permite el uso de un Power-Up por mesa, lo que debería ser suficiente para los autoempresarios recién establecidos.
Utilice Salesforce en línea(Demostración)
Usando Trello Online(Gratis)
Fidelizar a los clientes
Una vez que su CRM se ha consolidado, se trata de fidelizar a los clientes y atraer a nuevos clientes. Aquí es donde entran en juego las campañas de emailing, que son esenciales para mantener su relación con el cliente. Por supuesto, es posible crear listas de destinatarios a través de cualquier servicio de correo electrónico para enviar el mismo correo electrónico simultáneamente. Pero hay una buena posibilidad de que sus esfuerzos terminen en la carpeta de spam de sus interlocutores.
Para evitar este tipo de decepción, piense en servicios especializados como SendGrid. Gratuita durante 30 días en una versión demo, la herramienta tiene en cuenta el volumen de envíos y contactos para ofrecerle la fórmula más precisa posible. Una vez finalizado el período de prueba, podrá seguir almacenando sus contactos de forma gratuita hasta 2.000 direcciones de correo electrónico. Los envíos se facturan en cuotas mensuales: 40.000, 100.000, 150.000 y más.
Para darle una visión general en tiempo real del impacto que sus boletines tienen en sus clientes y prospectos, SendGrid lo mantiene informado sobre las tasas de entrega, aperturas, clics y cancelaciones de suscripciones para cada correo electrónico agrupado enviado.
Una característica interesante que también está disponible en MailChimp, cuya versión gratuita de por vida satisface las necesidades de auto-empresarios y VSEs que envían 12.000 correos electrónicos al mes para un máximo de 2.000 contactos. La automatización de los mailings facilita la fidelización y le permite centrarse en otros aspectos que son esenciales para el buen funcionamiento de su negocio. También apreciamos la disponibilidad de un módulo que permite la integración de formularios en su sitio web. A partir de ahora, los futuros clientes acudirán a usted y le dejarán sus datos de contacto cuando estén interesados en sus productos.
No olvidamos mencionar el soporte para la sincronización de datos obtenidos de diferentes servicios como Facebook, Twitter, Salesforce o Google. Toda la información de estas aplicaciones está centralizada para facilitar la lectura y análisis de los resultados de sus múltiples campañas.
Utilice SendGrid en línea(Demostración)
Usar MailChimp en línea(Gratis)
Editar presupuestos y facturas
Dado que usted comercializa servicios y productos, parece muy difícil prescindir de software especializado en la edición de presupuestos y facturas. Ciel Devis Invoices cumple a la perfección esta misión cuidando de dar a su pequeña empresa una imagen profesional controlada. Las ofertas se crean en unos pocos clics, y el programa automatiza su conversión en facturas cuando su cliente decide utilizar sus servicios. Para una total transparencia y flexibilidad, puede facturar sin impuestos (HT) o cualquier impuesto incluido (TTC).
Ciel Devis Invoices se ocupa de sus bases de datos de clientes, prospectos y proveedores, certificando pragmatismo y fluidez en su uso. El control del flujo de caja se suma a las numerosas funciones del software, que indica a los clientes que deben ser contactados en caso de que se demore el pago.
Especialmente desarrollado para autoempresarios, VSEs y PYMES, Devis Facture Express ofrece una herramienta totalmente dedicada a la edición de documentos comerciales. Además de gestionar la creación de facturas y presupuestos, el programa gestiona notas de crédito, endosos, progreso del trabajo, anticipos, retenciones y cuentas prorrateadas.
Al igual que Ciel Devis Invoices, Devis Invoice Express integra un gestor de clientes y proveedores para facilitar el seguimiento comercial. Para mayor flexibilidad con sus contactos, usted puede escribir términos y condiciones de pago personalizados.
La Cotización de Factura Express automatiza tantas entradas como sea posible para aliviarlo de una tarea tediosa y que consume mucho tiempo. La herramienta de creación de plantillas de facturas y presupuestos le permite utilizar un documento estándar que sólo tiene que rellenar con la información proporcionada por el cliente, los subtotales se calculan mecánicamente, los saldos de archivos se generan fácilmente y la conversión de presupuestos en facturas se realiza con un solo clic.
Descargar las cotizaciones de Sky Sky Sky Invoice para Windows (Pagando)
Descargar presupuesto de Express Invoice para Windows (Gratis)
Optimizar la gestión de inventarios
Conocer el estado de las poblaciones en tiempo real es esencial para evitar posibles carencias. EBP Gestion Commerciale Classic ofrece una solución de software completa, ideal para artesanos, empresarios autónomos y pequeñas empresas. Las herramientas propuestas soportan las solicitudes de precios de los proveedores, pero también recibos, pedidos, facturas y notas de crédito.
Para estar siempre al tanto del número de artículos vendidos y de la disponibilidad restante, EBP Gestion Commerciale Classic genera vales de entrada y salida a partir del archivo del artículo. Esto elimina los errores de cálculo y la pérdida de ingresos debido a la demora en el aprovisionamiento.
Una aplicación Excel compatible con todas las versiones recientes de la hoja de cálculo, Stock-Pratique muestra una serie de funcionalidades adaptadas a la gestión de inventarios para los empresarios autónomos y las empresas muy pequeñas. Incluye el inventario de los artículos comercializados, el movimiento de insumos y productos de esos mismos artículos, los archivos de clientes y proveedores y, si es necesario, el seguimiento de las exportaciones.
Stock-Pratique insiste en su uso intuitivo, mostrando una interfaz claramente estructurada en función de las diferentes categorías de gestión de stock. La búsqueda multicriterio refuerza esta sensación de ergonomía, ya que se puede encontrar una entrada específica o un dato específico sin tener que pasar por todas las entradas del programa.
Descargar EBP Commercial Management Classic para Windows(Demostración)
Descargar Convenient Stock para Windows(Demostración)
Gestione su contabilidad
La contabilidad cubre un aspecto esencial de su negocio, independientemente de su tamaño. Es necesario mantener un registro de todos sus ingresos y gastos para apoyar sus declaraciones de impuestos. Existen muchas herramientas para automatizar una tarea que a menudo se percibe como tediosa y propensa a errores de cálculo cuando se realiza manualmente.
Entre las herramientas dedicadas, podemos mencionar Sage One. Especialmente diseñado para empresarios autónomos, creadores, artesanos y pequeñas empresas, el servicio facilita el seguimiento de los gastos y recibos por mes y por año.
La información proporcionada por Sage One está certificada como completa ya que la plataforma tiene en cuenta las ventas y compras realizadas por su empresa, el catálogo de productos y servicios comercializados, los contactos con clientes y proveedores, los distintos registros de transacciones y el seguimiento del flujo de caja. Otra característica valiosa es la exportación del diario de ventas, que facilita los intercambios con su empresa de contabilidad.
Oxygen Accounting ofrece características similares fuera de línea. Libre por sí solo, el programa hace que sea una cuestión de honor facilitar la introducción de los asientos contables. Para mayor flexibilidad, la herramienta integra el estándar VAT con el modelo Cerfa. También es posible elaborar un balance, preparar una cuenta de resultados, consultar los balances intermedios de gestión y aprovechar el vínculo con los expertos contables.
Oxygen Accounting se asegura de que su archivo de registros contables cumpla con las obligaciones y declaraciones de impuestos. El cumplimiento de la norma FEC también le permite trabajar con su contable, esté o no él mismo equipado con el software.
Uso de Sage One en línea(Demostración)
Descargar Oxygen Accounting para Windows(Gratis)
Realice una copia de seguridad de sus datos
Si usted es una empresa muy pequeña o muy pequeña, la copia de seguridad de datos es un imperativo al que usted debe estar sujeto. Muchas herramientas ofrecen soluciones adaptadas a sus necesidades, como Acronis True Image. Muy fácil de usar, el software hace copias de seguridad completas de todos sus archivos, documentos y carpetas en discos duros externos, en la red o en la nube en sólo unos clics. La clonación de discos garantiza la protección total de todos los datos que restaura de forma idéntica en caso de problema.
La ventaja de Acronis True Image es su compatibilidad con dispositivos móviles. Así, si gestiona determinados aspectos de su empresa en su smartphone o tableta, se beneficiará de una solución de backup adecuada que le ofrece la posibilidad de migrar sus datos desde su móvil a su ordenador o a otro móvil, independientemente de los sistemas operativos.
Con 15 GB de espacio de almacenamiento online gratuito para compartir con todos los servicios de Google que utilizas, Google Drive proporciona una red de seguridad eficaz. Allí se almacenan todo tipo de documentos, y la sincronización con su cuenta de Google le permite guardar automáticamente el contenido de su dispositivo móvil.
Google Drive integra el soporte para compartir documentos con personas de su elección. Como propietario de un archivo, puede configurar varios modos de acceso, desde una simple consulta hasta cambios autorizados, lo que facilita el trabajo conjunto a distancia y en diferentes estaciones de trabajo.
Descargar Acronis True Image Echo Enterprise(Demostración)
Descargar Google Drive para Windows(Gratis)
Descargar Google Drive para Mac(Gratis)
Encuentre otras herramientas y servicios para lanzar su negocio en BFM Entrepreneurs, el sitio web dedicado a BFM Business.