Al descargar OpenOffice 3.1.1.1.1 desde Telecharger.com, debe elegir entre la versión con Java que pesa 145 MB o sin Java (131,1 MB). La mejor manera es instalar la primera, ya que algunas funciones básicas de OOo requieren el uso de este lenguaje informático. La mayoría de los PCs ejecutan Microsoft Office de forma predeterminada para abrir documentos. Pero en ausencia de Word y Excel, los archivos están disponibles en formato de sólo lectura. Para abrir estos documentos y hojas de cálculo con OOo:
1. Haga clic con el botón derecho en el archivo que desea abrir, arrastre el cursor hasta Abrir con, haga clic en Elegir programa predeterminado.
2. Haga clic una vez en swriter.exe (o scalc.exe para una hoja de cálculo) y luego presione OK. Todos sus archivos se abrirán directamente en OOo.
Dado que hay más usuarios de Microsoft Office que de OOo, es mejor asegurarse de que los archivos puedan ser leídos por estos dos programas.
1. En Writer, en el menú Archivo, seleccione la opción Guardar como. Haga clic en la flecha del campo Tipo, seleccione Microsoft Word 97/2000/XP (.doc) de la lista de formatos.
2. Haga clic en el botón Guardar. Aparece un mensaje que indica que es posible que parte del formato y del contenido del documento no se conserve, haga clic en Mantener formato actual. Su documento puede ser abierto con Word o Writer.
3. Haga lo mismo para guardar un libro de trabajo en Calc. El área Tipo proporciona otra lista de formatos, seleccione Microsoft Excel 97/2000/XP (xls).
Nuestro consejo: Evite cambiar el diseño utilizando Word y OpenOffice a su vez. De lo contrario, algunos elementos del diseño no se conservarán.
Para compartir un documento o imprimirlo desde un ordenador sin OOo, expórtelo en formato PDF. Vaya al menú Archivo, haga clic en Exportar a formato PDF.
Nuestro consejo:Para mantener el diseño de un documento, es mejor exportar el archivo en formato PDF que guardarlo en un formato compatible con Word.
Para evitar la pérdida inesperada de archivos, OOo crea automáticamente copias de seguridad para cada documento.
1. Desde un archivo Calc o Writer, vaya al menú Herramientas, active + Cargar/guardar, seleccione General, marque Crear siempre una copia de seguridad.
2. Por defecto, el software guarda una copia cada quince minutos. Utilice las flechas pequeñas para reducir o aumentar este período de tiempo.
Nuestro consejo: Esta parametrización debe realizarse en Writer y Calc.