Un paquete de software que es cómodo en cualquier lugar

Es muy práctico, y también es una enorme miniatura de Microsoft: Google Docs se integra perfectamente con la suite de oficina insignia del gigante del software, Microsoft Office. Esto se hace de forma muy sencilla, a través de la extensión de Office, Google Cloud Connect (en francés, Google Access to the Cloud for Microsoft Office), que puede descargarse en http://tools.google.com/dlpage/cloudconnect. Tiene menos de un megabyte de tamaño y es compatible con las versiones de Microsoft Office 2003, 2007 y 2010 para Windows XP y Vista y 7. Una vez instalado, se presenta como una nueva barra de herramientas en Office.

Copias de seguridad automáticas

La primera vez que lo utilices, se te pedirá que introduzcas tu ID y contraseña de Google Docs… ¡y ya está! A partir de ahora, todos los documentos de Word, Excel y PowerPoint que crees o abras se sincronizarán automáticamente en Google Docs. No hay necesidad de preocuparse por si ha hecho una copia de seguridad recientemente, ¡la extensión lo hará! Ahora puede trabajar en colaboración con documentos de Microsoft Office: simplemente envíe el enlace que aparece en la barra de herramientas a sus socios. Por lo tanto, cada nueva modificación del documento se reflejará para todos los usuarios! Y esto, en el mismo Microsoft Office! Por último, Google Cloud Connect añade una función muy práctica a Office: la posibilidad de ver el historial de revisiones, con la posibilidad de restaurar el documento tal y como estaba en un momento dado. Sólo un consejo: instale esta extensión si está usando Microsoft Office, como hicimos durante el proceso de escritura.

Intervención en los documentos de la Oficina

Sin embargo, ten cuidado: los documentos de Office almacenados en el espacio de Google Docs permanecen en formato Microsoft Office. También podemos notar que sus iconos no son similares. Si los abre a través de su espacio de almacenamiento, sólo tendrá acceso a una versión de vista previa. Imposible editar un documento de este tipo. Si desea manipular un documento grabado de este modo directamente en el browser, debe pasar por un paso preliminar. En la lista de documentos almacenados en Google Docs, coloque el cursor del ratón en la línea del documento de Office. Al final de la línea, aparece un enlace Acciones. Haga clic en él para abrir un menú. A continuación, seleccione Realizar una copia de Google Doc. Es esta copia la que podrá editar sin necesidad de pasar por la suite ofimática de Microsoft.

Pero Google no limita la integración de su suite a los productos de la competencia: puedes encontrar los módulos de Google Docs tanto para Gmail como para la página personalizada de iGoogle. En ambos casos, estos gadgets le permiten mostrar la lista de documentos y abrirlos con un solo clic. Si eres usuario de iGoogle, puedes encontrar el gadget en http://goo.gl/yWAV7. En el caso de Gmail, simplemente habilita la opción en la configuración del correo electrónico en la pestaña Labos.

Mientras se desplaza, consulte y edite sus documentos

Como resultado de la convergencia digital, las aplicaciones tienen que gestionar, editar y crear documentos directamente desde su smartphone. Para iPhone y iPad con iOS 3.0 o superior, la aplicación Google Docs Mobile está disponible de forma gratuita en el App Store. Para teléfonos inteligentes Android, simplemente instale la aplicación desde Android Market. Desafortunadamente, sólo te permite editar hojas de cálculo y documentos con teléfonos (o tabletas) que ejecuten Android versión 2.2 (Froyo) o superior.

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